Nyckelkvittens – gratis mall för företag

Behöver du ett enkelt sätt att dokumentera när en nyckel lämnas ut till en medarbetare, entreprenör eller annan person? Med en tydlig nyckelkvittens blir det enklare att hålla ordning på vilka nycklar som har lämnats ut, vem som ansvarar för dem och när de ska återlämnas.

Här kan du ladda ner en kostnadsfri mall för nyckelkvittens som du kan anpassa efter verksamhetens behov.

Ladda ner vår kostnadsfria mall

Längst ner på sidan hittar du länken till mallen. Du kan använda den som utgångspunkt och komplettera den med de uppgifter och regler som gäller för just din verksamhet.

Mallen kan exempelvis användas för:

• Kontorsnycklar
• Nycklar till förråd och lager
• Passerkort och andra behörighetsbärare
• Nycklar som lämnas ut till entreprenörer
• Tillfälliga utlåningar
• Fastighets- och servicenycklar

Varför är en nyckelkvittens viktig?

Nycklar kan ge tillgång till både lokaler, utrustning och känsliga utrymmen. Därför är det bra att ha en tydlig rutin för när nycklar lämnas ut och när de kommer tillbaka.

En signerad kvittens skapar en enkel dokumentation över utlämningen. Om en nyckel saknas eller inte återlämnas enligt överenskommelse går det då att kontrollera vem som senast hade ansvar för den.

En nyckelkvittens kan också bidra till att alla parter känner till vilka regler som gäller för exempelvis förvaring, användning och återlämning.

Vad bör en nyckelkvittens innehålla?

Det finns ingen anledning att göra dokumentet mer komplicerat än nödvändigt. Det viktiga är att informationen är tydlig och att det går att koppla en specifik nyckel till rätt person.

Vanliga uppgifter i en nyckelkvittens är:

• Namn på personen som tar emot nyckeln
• Datum för utlämning
• Vilken nyckel eller vilket nyckelnummer som lämnas ut
• Eventuella andra behörighetsbärare
• Datum för planerad återlämning
• Villkor för utlåningen
• Signatur från mottagaren
• Signatur från den som lämnar ut nyckeln

Vilka uppgifter som behövs kan naturligtvis variera beroende på verksamhetens storlek och hur nyckelhanteringen ser ut.

Bestäm tydliga regler för återlämning

En kvittens blir mest användbar när det också finns tydliga rutiner kring vad som gäller för den utlånade nyckeln.

Fundera exempelvis på:

• När ska nyckeln senast lämnas tillbaka?
• Vem ansvarar för att följa upp försenade återlämningar?
• Vad händer om en nyckel försvinner?
• Hur dokumenteras borttappade eller ersatta nycklar?
• Ska kvittensen sparas även efter att nyckeln har återlämnats?

Genom att bestämma detta på förhand blir det enklare att hantera situationer där en nyckel inte kommer tillbaka som planerat.

Så bör ni hantera era kvittenser

Att skriva under en nyckelkvittens är bara en del av processen. Dokumenten behöver även förvaras på ett sätt som gör att de går att hitta när de behövs.

Om ni använder papperskvittenser kan ni exempelvis samla dem i en pärm och skapa en rutin för uppföljning. Det är också bra att bestämma hur länge dokumentationen ska sparas och hur gamla kvittenser ska hanteras.

För verksamheter med många nycklar kan en digital lösning göra det betydligt enklare att hålla ordning på historiken.

Digitalisera nyckelhanteringen

När antalet nycklar och användare ökar kan manuell administration snabbt bli tidskrävande. Med ett digitalt system kan utlämningar och återlämningar dokumenteras direkt, samtidigt som historiken blir enklare att söka i.

En digital lösning kan bland annat göra det möjligt att se:

• Vem som har en viss nyckel
• När nyckeln lämnades ut
• När den ska återlämnas
• Tidigare utlämningar och återlämningar
• Vilka nycklar som fortfarande är utlånade

Det minskar behovet av manuella listor och gör det enklare att följa upp nycklar som inte har återlämnats.

Ladda ner gratis mall för nyckelkvittens

Vill du komma igång direkt? Ladda ner vår kostnadsfria mall och anpassa den efter företagets rutiner och behov.

Ladda ner gratis mall för nyckelkvittens (PDF)

Mallen kan användas som grund för företagets egen dokumentation av utlämnade nycklar.

Vill du slippa pappershanteringen?

Om ni hanterar många nycklar kan det vara läge att gå från manuella kvittenser till en digital process. Med Realbridge kan nyckelhanteringen dokumenteras digitalt och informationen samlas på ett och samma ställe.

Genom att använda unika QR-koder kan en nyckel registreras direkt med mobil eller surfplatta. På så sätt blir det enklare att hålla koll på vem som har en nyckel och skapa en tydlig historik över utlämningar och återlämningar.

Boka en personlig demo och se hur digital nyckelhantering kan fungera i er verksamhet.